Autor: Franz Gläser

Allgemein, Incidents, Risikomanagement, Security Engineering

Wie ITSM die NIS2 Compliance unterstützt 

Mit der Einführung der NIS2-Richtlinie, die eine Umsetzung in nationales Recht bis zum 18.10.2024 vorsieht, werden Unternehmen dazu verpflichtet, angemessene Maßnahmen zur Gewährleistung der Cybersicherheit zu ergreifen. Im Rahmen des IT Service Managements (ITSM) sind verschiedene Aspekte von NIS2 von Bedeutung, um die Compliance sicherzustellen und die Cybersicherheit zu stärken. 

Die Umsetzung der EU-Richtlinie in deutsches Recht wird aktuell immer weiter verschoben. Im aktuell öffentlichen Entwurf des deutschen NIS2-Umsetzungsgesetzes steht zwar weiterhin der 01.10.2024 als Beginn der Umsetzungspflicht, aber aktuelle Gerüchte weisen darauf hin, dass die Verabschiedung des Gesetzes sich auch über dieses Datum hinaus verzögern könnte.  

Über drei Jahrzehnte Erfahrung von HiSolutions in der IT-Management- und Informationssicherheitsberatung zeigen, dass die in NIS2 geforderten Maßnahmen und deren wirksame Umsetzung sehr zeitaufwändig sein können. Unsere Empfehlung bleibt deshalb, sofort auf Basis der bereits jetzt verfügbaren Informationen wie den jetzigen EU-Vorgaben, dem aktuellen Entwurf des deutschen Umsetzungsgesetzes sowie gängigen Standards und BSI-Vorgaben zu handeln. 


Mit diesem Übersichtsartikel bauen wir einen Leitfaden auf. Dieser soll auch Unternehmen, die zum ersten Mal regulatorisch erfasst werden, eine Einführung in die Best Practices im IT Service Management bieten. Zukünftige Artikel zur Vertiefung behandeln folgende NIS2-relevante Handlungsfelder: 

  1. Behandlung von Sicherheitsvorfällen 

Unternehmen müssen Prozesse zur Erkennung, Meldung und Behandlung von Sicherheitsvorfällen implementieren. NIS2 legt fest, dass Organisationen Sicherheitsvorfälle innerhalb bestimmter Fristen melden und angemessene Maßnahmen zur Eindämmung und Behebung ergreifen müssen. Daher müssen Unternehmen entsprechende Incident Management Prozesse etablieren, um Sicherheitsvorfälle effektiv zu bearbeiten und die Auswirkungen auf ihre IT-Dienste zu minimieren.  

Aus Sicht des IT-Service Managements sind hier der Service Desk, bei dem Endanwender mit Meldungen zu Sicherheitsvorfällen ankommen, der Incident Management Prozess, der eng mit dem Security Incident Prozess verzahnt sein sollte sowie die Maßnahmen rund um das Logging und Monitoring von Systemen involviert. 

  1. Business Continuity 

NIS2 fordert von Unternehmen die Entwicklung von Business-Continuity-Plänen, um die Verfügbarkeit kritischer Dienste auch während und nach Sicherheitsvorfällen sicherzustellen. Im IT Service Management werden aus dem Business Continuity Management (BCM) die entsprechenden IT Service Continuity Management (ITSCM) Maßnahmen abgeleitet. Das ITSCM ist wiederum eng mit dem Availability und dem Capacity Management verbunden. Um ein ITSCM effektiv zu gestalten, sind Grundlagen aus dem Service Configuration Management notwendig. 

  1. Auslagerungsmanagement 

Unternehmen, die kritische Dienste an externe Dienstleister auslagern, müssen sicherstellen, dass diese Dienstleister angemessene Sicherheitsmaßnahmen implementieren. NIS2 legt fest, dass Unternehmen die Verantwortung für die Sicherheit ihrer ausgelagerten Dienste nicht delegieren können. Im ITSM bedeutet dies, dass Unternehmen geeignete Mechanismen für das Auslagerungsmanagement etablieren müssen, um sicherzustellen, dass externe Dienstleister die Anforderungen an die Cybersicherheit erfüllen. Die entsprechenden Maßnahmen werden im Supplier sowie im Service Level Management definiert. 

  1. Security Awareness 

Die Sensibilisierung der Mitarbeiter für Cybersicherheit ist ein zentraler Bestandteil der NIS2-Compliance. Unternehmen müssen Schulungsprogramme zur Sicherheitsaufklärung durchführen, um das Bewusstsein und Verständnis für Sicherheitsrisiken zu fördern. Im ITSM ist es wichtig, Security Awareness Trainings in die laufenden Schulungsaktivitäten zu integrieren, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter die Bedeutung von Cybersicherheit verstehen und entsprechend handeln. Dabei hat der Service Desk eine Nähe zu den Anwendern und das Relationship Management zu den Kunden, was für die Etablierung und Durchführung von Security Awareness Maßnahmen genutzt werden kann. 

  1. Risikoanalyse 

Eine kontinuierliche Risikoanalyse ist entscheidend für die Identifizierung und Bewertung von Sicherheitsrisiken gemäß den NIS2-Anforderungen. Unternehmen müssen Risikomanagementprozesse implementieren, um potenzielle Bedrohungen zu erkennen und geeignete Gegenmaßnahmen zu ergreifen. Im ITSM sollten Unternehmen regelmäßige Risikobewertungen durchführen und angemessene Sicherheitskontrollen implementieren, um Risiken zu minimieren und die Compliance sicherzustellen. Dies geschieht im Bereich Risk Management. 

  1. Übergreifende Practices 

NIS2 hat weitreichende Auswirkungen auf verschiedene Aspekte des ITSM und erfordert eine integrierte Herangehensweise an die Cybersicherheit. Dies geschieht durch die Best Practices im Information Security Management und wird durch das Infrastructure and Plattform Management gestützt. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre ITSM-Prozesse und -Praktiken die Anforderungen von NIS2 erfüllen und eng mit anderen Compliance-Richtlinien und -Standards wie z. B. ISO 27001 abgestimmt sind. Durch eine ganzheitliche Herangehensweise können Unternehmen die Cybersicherheit stärken und die Einhaltung der Vorschriften im IT Asset/Deployment Management sicherstellen. Das dafür notwendige Change Management wiederum bezieht sich auf bewährte Prozesse und Methoden zur systematischen Planung, Steuerung und Umsetzung von Veränderungen in IT Systemen und Services. Ziel ist es, Änderungen kontrolliert und effektiv zu verwalten, um Risiken zu reduzieren und die Zuverlässigkeit der IT Services zu erhöhen. 

NIS kommt: Wir unterstützen Sie bei der Umsetzung. 
Der neue NIS2-Kompass von HiSolutions zeigt Ihnen in einer schnellen Selbstauskunft, ob Ihre Organisation von NIS2 betroffen ist und was Sie tun müssen.

Allgemein

Security by Service Design 

Bilden Service Management und Information Security Management das Dream-Team zur dauerhaften Gewährleistung des Sicherheitsniveaus? Der Security by Service-Design (SxSD) Ansatz adressiert, dass Security in allen Bereichen des Service Managements mitgedacht und mitgelenkt wird – und sorgt so dafür, dass Sicherheit von der ersten Idee eines neuen Service über die Inbetriebnahme und den Regelbetrieb bis zur Außerbetriebnahme gewährleistet wird.  

Von Martin Glaser, Andreas Dassen, Franz Gläser und Robert Manuel Beck

Trotz allgegenwärtig zunehmender Sicherheitsvorfälle wird Security meist immer noch in einem von zwei Modi betrieben: entweder nach dem Gießkannenprinzip der Compliance (Gleiches Maß an Sicherheit für alle Services & Anwendungen) oder nach der Rettungsdienstlogik (Vorfall -> Management Attention -> Aktivismus), bisweilen mühsam getarnt durch das Label der Risikobasiertheit. Bei vielen Unternehmen folgt das IT-Sicherheitsprogramm noch keinem systematischen Grundsatz. 

In der Softwareentwicklung ist Security by Design ein wichtiges Paradigma, das hilft, Sicherheit frühzeitig und ganzheitlich im Code zu verankern. Dies zielt jedoch in der Regel auf einzelne Produkte ab, ist damit aufwendig, immer individuell umzusetzen und vor allem auf die Entwicklungsphase am Anfang des Lebenszyklus beschränkt. Der Ansatz Security by Service Design erweitert das Konzept von der Softwareentwicklung auf den gesamten Lebenszyklus der Services, mithin Einsatzzweck und Daseinsberechtigung der Produkte, also die Service-Erbringung. Für die betriebenen und angebotenen Services kommt somit eine angemessene Security nicht mehr zufällig heraus, sondern wird kontinuierlich an neue Bedrohungen, Technologien oder sonstige veränderte Anforderungen angepasst. 

Verankerung in der Serviceerbringung

Es existiert in der Praxis oftmals kein abgestimmtes Vorgehen zwischen Service Management und Information Security Management: 

Solange diese Trennung von Service Management und Security fortbesteht, finden im Prinzip zwei getrennte Kämpfe gegen dieselben Windmühlen statt. In Kombination mit fehlendem Business-Know-how auf beiden Seiten führt das dazu, dass die Ziele einerseits nicht aufeinander abgestimmt sind, andererseits Business-Anforderungen immer wieder individuell abgeholt werden müssen. Das wirkt auf alle Beteiligten im Geschäftsprozess dauerhaft zermürbend. 

Es fehlt also an einer Vorgehensweise, um die Serviceerbringung systematisch, ganzheitlich und dauerhaft mit der Security in das gesamte Service-Portfolio einfließen zu lassen. 

Andersherum wäre es hilfreich, Security als Kosten- und Nutzenfaktor durch das Service Management sicht- und messbar zu machen. Das wiederum, um die Kosten zu optimieren und den konkreten Nutzen für das Business herauszustellen. 

Dafür ist ein „Shift Left“ im Sinne einer Vorverlagerung analog zum Bereich der Softwareentwicklung notwendig. Dort hat das Konzept bereits einen großen Rückhalt. Security muss also von Anfang an in die Diskussion mit dem Kunden einfließen. Das verlangt nach einem intensiven Abgleich mit dem Business. So wird das richtige Maß an Sicherheit für jeden Service über den gesamten Lebenszyklus aufgebaut und aufrechterhalten. Dadurch werden Risikobasiertheit, Wirtschaftlichkeit und Nachhaltigkeit zu Qualitätskategorien. Über diese wird mit Kunden verhandelt und nicht zuletzt auch die Preisfindung betrieben. Gelingen kann das jedoch nur durch tiefe Integration in andere Qualitätsprozesse und die eingesetzten Service Management Frameworks. 

Ist die Zusammenarbeit erfolgreich, ergibt sich für Information Security Management eine höhere Sicherheit. Denn das gewünschte Risikoniveau im Betrieb ist dauerhaft gewährleistet. Das garantiert reduzierten Stress durch weniger Feuerwehreinsätze und eindeutige Verantwortlichkeiten. Aufseiten des Service Managements lässt sich eine erhöhte Kundenzufriedenheit erzielen sowie gegebenenfalls auch ein Alleinstellungsmerkmal auf dem Markt produzieren. 

Das neue Dream-Team 

Wenn es also gelingt, die Ziele von Service Management und Information Security Management aufeinander abzustimmen, kann eine Kette von Sicherheitsanforderungen vom Kunden des IT-Services bis hin zu den von den einzelnen IT-Bereichen erbrachten Services abgebildet werden.  

Dafür müssen Kunden beantworten, welche Anforderungen an Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und weitere Werte der im Service verarbeiteten Informationen zu stellen sind. Durch Konkretisierung und Einstufung des Schutzbedarfs in einem Service-Level-Agreement (SLA) lassen sich dann reale Maßnahmen in der Serviceerbringung definieren. Das Service-Modell muss dafür das Wissen bereitstellen, welche Bereiche innerhalb der IT an der Leistungserbringung eines jeden Services beteiligt ist. Die Servicekomponente wird durch die Unterstützung von Information Security Management in Maßnahmen pro Bereich definiert. Damit wird das jeweilige Sicherheitslevel gewährleistet. Dazu stellt der Service-Manager mit Unterstützung durch Information Security Management sicher, dass das benötigte Sicherheitsniveau auch im Zusammenspiel der unterschiedlichen Servicekomponenten eingehalten wird. 

Die Sichtweise des Security by Service Designs ist folgende: Angestrebt wird die verlässliche Sicherheit des Services während seines gesamten Lebenszyklus – alle Beteiligten und Stakeholder dabei zu berücksichtigen ist eine Selbstverständlichkeit, egal ob sie innerhalb oder außerhalb der Organisation angesiedelt sind. 

Um das zu erreichen, muss das Service Design explizit auch Sicherheitsfragen berücksichtigen, dabei sowohl Bedrohungen von außerhalb der Organisation als auch die oftmals ignorierten internen Risiken beachten und sich vor allem in einer frühen Phase der Einführung und Entwicklung einbringen. Zusammenfassend gesprochen: Das Service Management muss alle vier Quadranten der von den Phasen Einführung und Betrieb sowie von externen und internen Bedrohungsquellen aufgespannten Matrix betrachten. 

Fazit 

Mittels Security by Service Design wird über den gesamten Service Lifecycle ein angemessenes Level an Sicherheit gewährleistet. So werden Potenziale für Sicherheitsverbesserungen aktiv gestaltet. Das Mittel dazu ist das Service Design, oder umfassender gedacht: das Service Management. 

Dank Security by Service Design können mithilfe des im Service Management kanalisierten Business-Know-Hows (wo?) gemeinsam mit der technischen Expertise der Security (wie?) Bedrohungen deutlich besser abgewehrt werden. Damit wird durch die Zusammenarbeit von IT-Service Management und Information Security Management Sicherheit effizienter auf das angestrebte Niveau gebracht. 

Allgemein

Warum sind Workplace-Projekte so komplex?

Anyone who fails to plan, is planning to fail: In der Welt der IT-Projekte scheitern immer wieder Workplace-Projekte. Das liegt daran, dass die Komplexität dieser Vorhaben unterschätzt wird. Aber warum sind Digital Workplace-Projekte schwerer zu realisieren als andere IT-Einführungsprojekte – und was kann für den Projekterfolg getan werden? 

Eine Studie aus 2022 ergab, dass 17 % aller großen IT-Projekte derart schlecht laufen, dass sie sogar die Existenz von Unternehmen bedrohen. Tatsächlich überschreiten zwei von drei umfangreichen IT-Projekten das ursprüngliche Budget um ein Vielfaches. Dazu verfehlen sie den Zeitplan und bleiben deutlich hinter den gesteckten Projektzielen zurück. Insbesondere bei Projekten im Bereich Digital Workplace fällt auf, dass deren Komplexität oft unterschätzt wird. Welche Faktoren müssen also für eine erfolgreiche Umsetzung betrachtet werden? 

These 

Die Essenz eines Workplace-Projekts liegt in der Synchronisation zwischen Stakeholdern. Stakeholder gibt es zwar in jedem IT-Einführungsprojekt, aber beim Thema Workplace gibt es eine große Zahl unterschiedlicher Interessensgruppen, da in der Regel alle Bereiche des Unternehmens mit dem Digital Workplace arbeiten und somit betroffen sind. Die Komplexität des Workplace-Projekts steigt auch mit den hohen Anforderungen an die Informationssicherheit und den Datenschutz. Eine weitere Komplexität addiert sich durch die vielen Applikationen und ggf. deren Schnittstellen, die gemanagt werden müssen. Zuletzt muss beachtet werden das der Workplace nicht nur digital stattfindet. Sofern ein Unternehmen mehrere Standorte hat, muss auch die dort bereitgestellte Arbeitsumgebung aufeinander abgestimmt sein.  

Umso schwieriger ist es, alle Interessen und Anforderungen im Blick zu behalten. Die Komplexität der Aufgaben der Projektleitung erhöht sich exponentiell mit der Anzahl der vom Projekt betroffenen Bereiche. Welche Strategien und Maßnahmen sind also für die Projektleitung in einem Workplace-Projekt zu empfehlen, um der hohen Komplexität und unterschiedlichen Arbeitsweisen im Unternehmen gerecht zu werden? 

Das Workplace Umfeld 

Maßgeblich gibt es mehrere Faktoren, die das Scheitern eines Workplace-Projekts begünstigen können. Wenn im Projekt keine genauen Rahmenbedingungen herrschen, ist es generell zum Scheitern verurteilt. Egal welches IT-Projekt realisiert werden soll: Es sollte immer eine feste Niederschrift geben, die festlegt welche Ziele im Projekt erreicht werden sollen und vor welchen Hintergründen. Die Festlegung der genauen Anforderungen und Funktionalitäten des neuen Workplace muss gegeben sein, bevor es in die Umsetzung geht. Dann heißt es nicht mitten in der Umsetzungsphase: Back to the drawing board. Zu den schriftlich festgelegten Rahmenbedingungen gehört auch eine klare Rollenverteilung innerhalb des Projekts. Durch diese wird klar, wer welche Teile des Projekts verantwortet, beeinflusst und wo es (direkte) Abhängigkeiten im Workplace-Projekt gibt. 

Mit der Festlegung der konkreten Ziele des Workplace-Projekts ist der Grundbaustein gelegt. Wenn über den Projektverlauf hinweg keine kontinuierliche Kommunikation stattfindet, wird sich darauf keine erfolgreiche Umsetzungsphase aufbauen lassen. Die eben erwähnte Einbindung aller Parteien sollte dazu genutzt werden, einen aktiven Austausch über Anforderungen, Abhängigkeiten, den Projektumfang und die aktuellen Entwicklungen am Laufen zu halten. Indem alle Parteien einbezogen werden und kurze Feedback-Zyklen genutzt werden lässt sich garantieren, dass die vielen Interdependenzen und Abhängigkeiten offengelegt werden. Dadurch arbeiten alle Beteiligten synchronisierter und stellen sich im Workflow nicht gegenseitig Schranken vor die Umsetzung. 

Eine erfolgreiche Kommunikation zwischen Projektsponsoren, Kunden, Endnutzern und IT stärkt die Erfolgschance eines Workplace-Projekts – auch nach dessen Abschluss. Und was kann die Organisation tun, um die Projektleitung zu unterstützen?

  

Die Organisation 

Idealerweise stellt die Organisation der Projektleitung die kompletten Rahmenbedingungen bereit. In diesen sollte festgelegt sein,  

  • welche übergeordneten Ziele die Organisation verfolgt und wie sich das Workplaceprojekt in diese einfügt (Big Picture), 
  • was das zukünftig abgeschlossene Workplaceprojekt bewirken soll, 
  • welche Ergebnisse in welchem Zeithorizont erwartet werden. 

Stehen diese Rahmenbedingungen fest ist es an der Projektleitung, den Erfolg des Workplace-Projekts zu garantieren.

Als Projektleitung den Überblick behalten 

Die Projektleitung muss sich der Komplexität eines Workplace-Projekts bewusst und entsprechend ausgerüstet sein. Oft muss deutlich mehr geleistet werden als bei einer durchschnittlichen IT-Projektleitung. Vor allem im Umgang mit Endnutzern der Organisation und deren Beschwerden muss die Projektleitung Feingespür beweisen, um nicht in Ungnade zu fallen, da die Anforderungen an die Benutzerfreundlichkeit sehr hoch sind.  

Deshalb sollte primär für jegliches Workplace-Projekt eine erfahrene Projektleitung eingesetzt werden. Diese sollte keinerlei inhaltliche Teilprojekte übernehmen, um den Fokus auf die zentrale Projektsteuerung sicherzustellten. Die Projektleitung kann auch durchaus aus mehreren Personen bestehen, die das Großprojekt gemeinsam leiten. Eine geteilte Leitung zeigt meist eine höhere Interdisziplinarität und somit eine bessere Problembewältigung im Projekt auf.  

  

Fazit 

Bei einem Workplace-Projekt gibt es ganz schön viel zu beachten! HiSolutions kennt die richtigen Mittel und Wege, um den Hürden durch die Potenzierung der Stakeholder entgegenzuwirken. Das Digital Workplace-Team weiß, wie ein Workplace-Projekt erfolgreich zwischen Zielen und Abhängigkeiten navigiert werden muss.  

Mehr zum Thema Digital Workplace in unserer Success Story: Auswahl einer internen Kommunikationsplattform für die Evangelisch-Lutherische Kirche in Oldenburg 

Allgemein

M365 – nicht der richtige Deckel für jeden Topf  

Microsoft M365 ist Marktführer im Kollaborativen Arbeiten am digitalen Arbeitsplatz, so sehen das viele Industrien und Dienstleistungsbereiche. Dieser mere-exposure-effect kann verursachen, dass das Programmpaket M365 nur durch eine öfter Wahrnehmung als Allround Lösung gesehen wird. Doch in welchen Branchen setzt M365 nicht richtig an?  

Die Marktführerpräsenz von Microsoft verleitet viele Unternehmen dazu, in der notwendigen digitalen Transformation des Arbeitsplatzes auf das international vorherrschende M365 zurückzugreifen. Diese „offensichtliche Wahl“ deckt tatsächlich viele Kollaborations- und Arbeitsbereiche durch Anwendungen wie Outlook, Planner und Excel ab. HiSolutions als herstellerunabhängiges Beratungshaus zeigt auf, in welchen Fällen Anforderungen durch andere Tools gedeckt werden müssen. Für welche Anwender sind spezifischere Funktionen nötig? Es ist klar: Es muss es nicht immer M365 sein.  

Ein Blick auf Workspace Tools  

M365, welches die klassischen Office-Produkte sowie Teams und weitere Anwendungen enthält, bietet in vielen Organisationen für die typischsten Anforderungen im Unternehmen eine Lösung. Dazu kommen noch Automatisierungslösungen sowie seit neuestem die integrierte Microsoft KI: Copilot.  Microsoft Chat, eine weitere Funktion, welche das komplette interne Datenuniversum im Unternehmen nutzt, sowie das Internet durchforstet. Mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen bietet M365 für viele Firmen und Industrieunternehmen einen sicheren und kompatiblen Transformationsweg. 

Ein Blick auf Insellösungen

Nach HiSolutions, lohnt sich ein Blick auf andere Tools, wenn spezifische Anforderungen abgedeckt werden müssen. Ein Beispiel hierfür sind Unternehmen, die besonderen Herausforderungen in der Aufgabenverwaltung begegnen. Diese Unternehmen brauchen spezialisierte Lösungen. Der simpel aufgebaute Microsoft Planner kann in vielen Kontexten problemlos eingesetzt werden, schwierig wird es jedoch beispielsweise im Bereich Marketing & Kampagnenplanung. Planner ist nicht anpassungsfähig genug, dazu fehlen Features wie z. B.  Personaleinsätze und Budgetverteilungen. Ebenso beschränkt ist er in der Aufgabenverwaltung im Softwareentwicklungskontext, in kreativen Workshops und der Kommunikation zwischen Gruppen. Die Softwarelösung muss leicht verständliches sein und ein attraktives Design besitzen – dazu muss es Zusammenhänge auf den ersten Blick klarmachen. Durch dieses Beispiel ist klar, dass nicht in allen Fällen die M365 Apps ausreichen.

Der ehrenvolle Weg

Die Erfahrung von HiSolutions zeigt auf, das Unternehmen, welche keine klassische Betriebsstruktur haben, bei der Implementierung von M365 auf weitere Herausforderungen treffen: beispielsweise Ehrenamtsgruppen und Stiftungen, die vom hierarchischen Modell abweichen, können oft mit dem großen Aufwand der IT-Administration nicht umgehen. Ehrenamtliche Gruppen besitzen häufig nicht die Finanzquelle oder Technikaffinität die nötig ist, um alle Funktionen angemessen zu implementieren. Wenn der Allrounder M365 nicht vollständig eingesetzt wird, ergibt sich dieser als äußerst kostspielig. 

Ein weiterer Grund nicht auf den Allrounder M365 zu setzen ist, wenn Ihre Anwender spezifische Anforderungen haben. Alternative Anwendungsprogramme müssen erst einmal identifiziert werden, das kann aufwändig sein. Es kostet Unternehmen Zeit selbst herauszufinden, welche Programme Ihre Anforderungen gerecht werden. Jedes Unternehmen hat andere Ansprüche, die erfüllt werden müssen. Kollaborationstools, die sich auf einen spezifischen Bereich fokussieren und in diesem weit über die grundlegenden Basisfeatures von M365 hinausgehen sind somit die Lösung. Diese spezifischen Anwendungsprogramme werden Insellösungen genannt. Vor allem für bestimmte Organisationsformen wie z. B. Agenturen, Vereine, Schulen und Stiftungen bieten sich diese an. 

Durch die Ausarbeitung der nötigen Anforderungen und den entsprechenden Einsatz passender Insellösung wird Effizienz bewahrt. Unter anderem kommt es zu einem langfristig kleineren IT-Aufwand.  Nutzern wird ein erleichterter Einstieg in den digitalen Arbeitsplatz präsentiert. Da das Unternehmen für die konkreten Aufgaben der Nutzer passgenaue Anwendungsprogramme bereitstellt. Somit wird Zeit in der Einarbeitung gespart und die Nutzer müssen sich nicht durch Unmengen an Programmen, innerhalb eines Programmpacktes wie M365, durchforsten. 

Für ehrenamtliche Gruppen bieten sich flexible Alternativen besonders an. Hier kommt es vor allem auf einen nutzerfreundlichen Workspace an der die Brücke zwischen Technikaffinität und Bedienungsfreundlichkeit bildet. Die Kosten und Nutzen müssen hierbei genaustens ausgelegt werden: Wie viel kostet die IT-Verwaltung und die Lizenzen? Braucht es Server, oder ist alles Cloudbasiert? Wie viel Produktivität können die neuen Anwendungsprogramme garantieren?

Digitale Souveränität für Organisationen 

Viele Organisationen schrecken aufgrund von Bedenken bezüglich der digitalen Souveränität und Abhängigkeit von proprietären Anbietern ab. In diesem Fall sind offene Anwendungen, die eine flexible Datenmigration auf andere Anwendungen ermöglichen, ein Mittel der digitalen Souveränität. Open-Source-Lösungen können ein Baustein der digitalen Souveränität sein, sofern die Organisationen die Ressourcen haben, den Sourcecode weiterzuentwickeln. Das Prinzip your data, your terms bietet Organisationen Sicherheit in der neuen Arbeitsform des Digital Workplace. Für Behörden spielt digitale Souveränität eine besonders große Rolle. Nicht nur wegen des Umganges mit sensiblen Daten, sondern auch durch die Forderungen der Politik nach dem selbst bestimmten Einsatz von IT.    

Den richtigen Deckel finden    

Ob nun der Allrounder M365 oder die agile Insellösung als Transformationsweg – Es darf keine vorschnelle Entscheidung getroffen werden. Datenschutzfolgeabschätzung und IT-Sicherheitskonzepte müssen in allen Fällen erstellt werden. 

Denn digitale Transformation schreitet in Behörden, Unternehmen, im Bildungsberiech und bei Endnutzern in Deutschland voran. Die Bedenken vor so einem großen Wandel im Arbeitsbereich sind begreifbar.  Der Arbeitsaufwand kann groß sein, die Effektivität nicht sofort gegeben. Eine richtige Insellösung und Umsetzung in der Digitalisierung Ihres Arbeitsplatzes bietet neue Arbeitsweisen, komfortablere Arbeitsverhältnisse und neue Möglichkeiten. All seine Hoffnungen in M365 als Lösung zu stecken ist also leichtsinnig.