Autor: Olivia Thieme

Allgemein

Warum sind Workplace-Projekte so komplex?

Anyone who fails to plan, is planning to fail: In der Welt der IT-Projekte scheitern immer wieder Workplace-Projekte. Das liegt daran, dass die Komplexität dieser Vorhaben unterschätzt wird. Aber warum sind Digital Workplace-Projekte schwerer zu realisieren als andere IT-Einführungsprojekte – und was kann für den Projekterfolg getan werden? 

Eine Studie aus 2022 ergab, dass 17 % aller großen IT-Projekte derart schlecht laufen, dass sie sogar die Existenz von Unternehmen bedrohen. Tatsächlich überschreiten zwei von drei umfangreichen IT-Projekten das ursprüngliche Budget um ein Vielfaches. Dazu verfehlen sie den Zeitplan und bleiben deutlich hinter den gesteckten Projektzielen zurück. Insbesondere bei Projekten im Bereich Digital Workplace fällt auf, dass deren Komplexität oft unterschätzt wird. Welche Faktoren müssen also für eine erfolgreiche Umsetzung betrachtet werden? 

These 

Die Essenz eines Workplace-Projekts liegt in der Synchronisation zwischen Stakeholdern. Stakeholder gibt es zwar in jedem IT-Einführungsprojekt, aber beim Thema Workplace gibt es eine große Zahl unterschiedlicher Interessensgruppen, da in der Regel alle Bereiche des Unternehmens mit dem Digital Workplace arbeiten und somit betroffen sind. Die Komplexität des Workplace-Projekts steigt auch mit den hohen Anforderungen an die Informationssicherheit und den Datenschutz. Eine weitere Komplexität addiert sich durch die vielen Applikationen und ggf. deren Schnittstellen, die gemanagt werden müssen. Zuletzt muss beachtet werden das der Workplace nicht nur digital stattfindet. Sofern ein Unternehmen mehrere Standorte hat, muss auch die dort bereitgestellte Arbeitsumgebung aufeinander abgestimmt sein.  

Umso schwieriger ist es, alle Interessen und Anforderungen im Blick zu behalten. Die Komplexität der Aufgaben der Projektleitung erhöht sich exponentiell mit der Anzahl der vom Projekt betroffenen Bereiche. Welche Strategien und Maßnahmen sind also für die Projektleitung in einem Workplace-Projekt zu empfehlen, um der hohen Komplexität und unterschiedlichen Arbeitsweisen im Unternehmen gerecht zu werden? 

Das Workplace Umfeld 

Maßgeblich gibt es mehrere Faktoren, die das Scheitern eines Workplace-Projekts begünstigen können. Wenn im Projekt keine genauen Rahmenbedingungen herrschen, ist es generell zum Scheitern verurteilt. Egal welches IT-Projekt realisiert werden soll: Es sollte immer eine feste Niederschrift geben, die festlegt welche Ziele im Projekt erreicht werden sollen und vor welchen Hintergründen. Die Festlegung der genauen Anforderungen und Funktionalitäten des neuen Workplace muss gegeben sein, bevor es in die Umsetzung geht. Dann heißt es nicht mitten in der Umsetzungsphase: Back to the drawing board. Zu den schriftlich festgelegten Rahmenbedingungen gehört auch eine klare Rollenverteilung innerhalb des Projekts. Durch diese wird klar, wer welche Teile des Projekts verantwortet, beeinflusst und wo es (direkte) Abhängigkeiten im Workplace-Projekt gibt. 

Mit der Festlegung der konkreten Ziele des Workplace-Projekts ist der Grundbaustein gelegt. Wenn über den Projektverlauf hinweg keine kontinuierliche Kommunikation stattfindet, wird sich darauf keine erfolgreiche Umsetzungsphase aufbauen lassen. Die eben erwähnte Einbindung aller Parteien sollte dazu genutzt werden, einen aktiven Austausch über Anforderungen, Abhängigkeiten, den Projektumfang und die aktuellen Entwicklungen am Laufen zu halten. Indem alle Parteien einbezogen werden und kurze Feedback-Zyklen genutzt werden lässt sich garantieren, dass die vielen Interdependenzen und Abhängigkeiten offengelegt werden. Dadurch arbeiten alle Beteiligten synchronisierter und stellen sich im Workflow nicht gegenseitig Schranken vor die Umsetzung. 

Eine erfolgreiche Kommunikation zwischen Projektsponsoren, Kunden, Endnutzern und IT stärkt die Erfolgschance eines Workplace-Projekts – auch nach dessen Abschluss. Und was kann die Organisation tun, um die Projektleitung zu unterstützen?

  

Die Organisation 

Idealerweise stellt die Organisation der Projektleitung die kompletten Rahmenbedingungen bereit. In diesen sollte festgelegt sein,  

  • welche übergeordneten Ziele die Organisation verfolgt und wie sich das Workplaceprojekt in diese einfügt (Big Picture), 
  • was das zukünftig abgeschlossene Workplaceprojekt bewirken soll, 
  • welche Ergebnisse in welchem Zeithorizont erwartet werden. 

Stehen diese Rahmenbedingungen fest ist es an der Projektleitung, den Erfolg des Workplace-Projekts zu garantieren.

Als Projektleitung den Überblick behalten 

Die Projektleitung muss sich der Komplexität eines Workplace-Projekts bewusst und entsprechend ausgerüstet sein. Oft muss deutlich mehr geleistet werden als bei einer durchschnittlichen IT-Projektleitung. Vor allem im Umgang mit Endnutzern der Organisation und deren Beschwerden muss die Projektleitung Feingespür beweisen, um nicht in Ungnade zu fallen, da die Anforderungen an die Benutzerfreundlichkeit sehr hoch sind.  

Deshalb sollte primär für jegliches Workplace-Projekt eine erfahrene Projektleitung eingesetzt werden. Diese sollte keinerlei inhaltliche Teilprojekte übernehmen, um den Fokus auf die zentrale Projektsteuerung sicherzustellten. Die Projektleitung kann auch durchaus aus mehreren Personen bestehen, die das Großprojekt gemeinsam leiten. Eine geteilte Leitung zeigt meist eine höhere Interdisziplinarität und somit eine bessere Problembewältigung im Projekt auf.  

  

Fazit 

Bei einem Workplace-Projekt gibt es ganz schön viel zu beachten! HiSolutions kennt die richtigen Mittel und Wege, um den Hürden durch die Potenzierung der Stakeholder entgegenzuwirken. Das Digital Workplace-Team weiß, wie ein Workplace-Projekt erfolgreich zwischen Zielen und Abhängigkeiten navigiert werden muss.  

Mehr zum Thema Digital Workplace in unserer Success Story: Auswahl einer internen Kommunikationsplattform für die Evangelisch-Lutherische Kirche in Oldenburg 

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M365 – nicht der richtige Deckel für jeden Topf  

Microsoft M365 ist Marktführer im Kollaborativen Arbeiten am digitalen Arbeitsplatz, so sehen das viele Industrien und Dienstleistungsbereiche. Dieser mere-exposure-effect kann verursachen, dass das Programmpaket M365 nur durch eine öfter Wahrnehmung als Allround Lösung gesehen wird. Doch in welchen Branchen setzt M365 nicht richtig an?  

Die Marktführerpräsenz von Microsoft verleitet viele Unternehmen dazu, in der notwendigen digitalen Transformation des Arbeitsplatzes auf das international vorherrschende M365 zurückzugreifen. Diese „offensichtliche Wahl“ deckt tatsächlich viele Kollaborations- und Arbeitsbereiche durch Anwendungen wie Outlook, Planner und Excel ab. HiSolutions als herstellerunabhängiges Beratungshaus zeigt auf, in welchen Fällen Anforderungen durch andere Tools gedeckt werden müssen. Für welche Anwender sind spezifischere Funktionen nötig? Es ist klar: Es muss es nicht immer M365 sein.  

Ein Blick auf Workspace Tools  

M365, welches die klassischen Office-Produkte sowie Teams und weitere Anwendungen enthält, bietet in vielen Organisationen für die typischsten Anforderungen im Unternehmen eine Lösung. Dazu kommen noch Automatisierungslösungen sowie seit neuestem die integrierte Microsoft KI: Copilot.  Microsoft Chat, eine weitere Funktion, welche das komplette interne Datenuniversum im Unternehmen nutzt, sowie das Internet durchforstet. Mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen bietet M365 für viele Firmen und Industrieunternehmen einen sicheren und kompatiblen Transformationsweg. 

Ein Blick auf Insellösungen

Nach HiSolutions, lohnt sich ein Blick auf andere Tools, wenn spezifische Anforderungen abgedeckt werden müssen. Ein Beispiel hierfür sind Unternehmen, die besonderen Herausforderungen in der Aufgabenverwaltung begegnen. Diese Unternehmen brauchen spezialisierte Lösungen. Der simpel aufgebaute Microsoft Planner kann in vielen Kontexten problemlos eingesetzt werden, schwierig wird es jedoch beispielsweise im Bereich Marketing & Kampagnenplanung. Planner ist nicht anpassungsfähig genug, dazu fehlen Features wie z. B.  Personaleinsätze und Budgetverteilungen. Ebenso beschränkt ist er in der Aufgabenverwaltung im Softwareentwicklungskontext, in kreativen Workshops und der Kommunikation zwischen Gruppen. Die Softwarelösung muss leicht verständliches sein und ein attraktives Design besitzen – dazu muss es Zusammenhänge auf den ersten Blick klarmachen. Durch dieses Beispiel ist klar, dass nicht in allen Fällen die M365 Apps ausreichen.

Der ehrenvolle Weg

Die Erfahrung von HiSolutions zeigt auf, das Unternehmen, welche keine klassische Betriebsstruktur haben, bei der Implementierung von M365 auf weitere Herausforderungen treffen: beispielsweise Ehrenamtsgruppen und Stiftungen, die vom hierarchischen Modell abweichen, können oft mit dem großen Aufwand der IT-Administration nicht umgehen. Ehrenamtliche Gruppen besitzen häufig nicht die Finanzquelle oder Technikaffinität die nötig ist, um alle Funktionen angemessen zu implementieren. Wenn der Allrounder M365 nicht vollständig eingesetzt wird, ergibt sich dieser als äußerst kostspielig. 

Ein weiterer Grund nicht auf den Allrounder M365 zu setzen ist, wenn Ihre Anwender spezifische Anforderungen haben. Alternative Anwendungsprogramme müssen erst einmal identifiziert werden, das kann aufwändig sein. Es kostet Unternehmen Zeit selbst herauszufinden, welche Programme Ihre Anforderungen gerecht werden. Jedes Unternehmen hat andere Ansprüche, die erfüllt werden müssen. Kollaborationstools, die sich auf einen spezifischen Bereich fokussieren und in diesem weit über die grundlegenden Basisfeatures von M365 hinausgehen sind somit die Lösung. Diese spezifischen Anwendungsprogramme werden Insellösungen genannt. Vor allem für bestimmte Organisationsformen wie z. B. Agenturen, Vereine, Schulen und Stiftungen bieten sich diese an. 

Durch die Ausarbeitung der nötigen Anforderungen und den entsprechenden Einsatz passender Insellösung wird Effizienz bewahrt. Unter anderem kommt es zu einem langfristig kleineren IT-Aufwand.  Nutzern wird ein erleichterter Einstieg in den digitalen Arbeitsplatz präsentiert. Da das Unternehmen für die konkreten Aufgaben der Nutzer passgenaue Anwendungsprogramme bereitstellt. Somit wird Zeit in der Einarbeitung gespart und die Nutzer müssen sich nicht durch Unmengen an Programmen, innerhalb eines Programmpacktes wie M365, durchforsten. 

Für ehrenamtliche Gruppen bieten sich flexible Alternativen besonders an. Hier kommt es vor allem auf einen nutzerfreundlichen Workspace an der die Brücke zwischen Technikaffinität und Bedienungsfreundlichkeit bildet. Die Kosten und Nutzen müssen hierbei genaustens ausgelegt werden: Wie viel kostet die IT-Verwaltung und die Lizenzen? Braucht es Server, oder ist alles Cloudbasiert? Wie viel Produktivität können die neuen Anwendungsprogramme garantieren?

Digitale Souveränität für Organisationen 

Viele Organisationen schrecken aufgrund von Bedenken bezüglich der digitalen Souveränität und Abhängigkeit von proprietären Anbietern ab. In diesem Fall sind offene Anwendungen, die eine flexible Datenmigration auf andere Anwendungen ermöglichen, ein Mittel der digitalen Souveränität. Open-Source-Lösungen können ein Baustein der digitalen Souveränität sein, sofern die Organisationen die Ressourcen haben, den Sourcecode weiterzuentwickeln. Das Prinzip your data, your terms bietet Organisationen Sicherheit in der neuen Arbeitsform des Digital Workplace. Für Behörden spielt digitale Souveränität eine besonders große Rolle. Nicht nur wegen des Umganges mit sensiblen Daten, sondern auch durch die Forderungen der Politik nach dem selbst bestimmten Einsatz von IT.    

Den richtigen Deckel finden    

Ob nun der Allrounder M365 oder die agile Insellösung als Transformationsweg – Es darf keine vorschnelle Entscheidung getroffen werden. Datenschutzfolgeabschätzung und IT-Sicherheitskonzepte müssen in allen Fällen erstellt werden. 

Denn digitale Transformation schreitet in Behörden, Unternehmen, im Bildungsberiech und bei Endnutzern in Deutschland voran. Die Bedenken vor so einem großen Wandel im Arbeitsbereich sind begreifbar.  Der Arbeitsaufwand kann groß sein, die Effektivität nicht sofort gegeben. Eine richtige Insellösung und Umsetzung in der Digitalisierung Ihres Arbeitsplatzes bietet neue Arbeitsweisen, komfortablere Arbeitsverhältnisse und neue Möglichkeiten. All seine Hoffnungen in M365 als Lösung zu stecken ist also leichtsinnig.