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Microsoft M365 ist Marktführer im Kollaborativen Arbeiten am digitalen Arbeitsplatz, so sehen das viele Industrien und Dienstleistungsbereiche. Dieser mere-exposure-effect kann verursachen, dass das Programmpaket M365 nur durch eine öfter Wahrnehmung als Allround Lösung gesehen wird. Doch in welchen Branchen setzt M365 nicht richtig an?  

Die Marktführerpräsenz von Microsoft verleitet viele Unternehmen dazu, in der notwendigen digitalen Transformation des Arbeitsplatzes auf das international vorherrschende M365 zurückzugreifen. Diese „offensichtliche Wahl“ deckt tatsächlich viele Kollaborations- und Arbeitsbereiche durch Anwendungen wie Outlook, Planner und Excel ab. HiSolutions als herstellerunabhängiges Beratungshaus zeigt auf, in welchen Fällen Anforderungen durch andere Tools gedeckt werden müssen. Für welche Anwender sind spezifischere Funktionen nötig? Es ist klar: Es muss es nicht immer M365 sein.  

Ein Blick auf Workspace Tools  

M365, welches die klassischen Office-Produkte sowie Teams und weitere Anwendungen enthält, bietet in vielen Organisationen für die typischsten Anforderungen im Unternehmen eine Lösung. Dazu kommen noch Automatisierungslösungen sowie seit neuestem die integrierte Microsoft KI: Copilot.  Microsoft Chat, eine weitere Funktion, welche das komplette interne Datenuniversum im Unternehmen nutzt, sowie das Internet durchforstet. Mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen bietet M365 für viele Firmen und Industrieunternehmen einen sicheren und kompatiblen Transformationsweg. 

Ein Blick auf Insellösungen

Nach HiSolutions, lohnt sich ein Blick auf andere Tools, wenn spezifische Anforderungen abgedeckt werden müssen. Ein Beispiel hierfür sind Unternehmen, die besonderen Herausforderungen in der Aufgabenverwaltung begegnen. Diese Unternehmen brauchen spezialisierte Lösungen. Der simpel aufgebaute Microsoft Planner kann in vielen Kontexten problemlos eingesetzt werden, schwierig wird es jedoch beispielsweise im Bereich Marketing & Kampagnenplanung. Planner ist nicht anpassungsfähig genug, dazu fehlen Features wie z. B.  Personaleinsätze und Budgetverteilungen. Ebenso beschränkt ist er in der Aufgabenverwaltung im Softwareentwicklungskontext, in kreativen Workshops und der Kommunikation zwischen Gruppen. Die Softwarelösung muss leicht verständliches sein und ein attraktives Design besitzen – dazu muss es Zusammenhänge auf den ersten Blick klarmachen. Durch dieses Beispiel ist klar, dass nicht in allen Fällen die M365 Apps ausreichen.

Der ehrenvolle Weg

Die Erfahrung von HiSolutions zeigt auf, das Unternehmen, welche keine klassische Betriebsstruktur haben, bei der Implementierung von M365 auf weitere Herausforderungen treffen: beispielsweise Ehrenamtsgruppen und Stiftungen, die vom hierarchischen Modell abweichen, können oft mit dem großen Aufwand der IT-Administration nicht umgehen. Ehrenamtliche Gruppen besitzen häufig nicht die Finanzquelle oder Technikaffinität die nötig ist, um alle Funktionen angemessen zu implementieren. Wenn der Allrounder M365 nicht vollständig eingesetzt wird, ergibt sich dieser als äußerst kostspielig. 

Ein weiterer Grund nicht auf den Allrounder M365 zu setzen ist, wenn Ihre Anwender spezifische Anforderungen haben. Alternative Anwendungsprogramme müssen erst einmal identifiziert werden, das kann aufwändig sein. Es kostet Unternehmen Zeit selbst herauszufinden, welche Programme Ihre Anforderungen gerecht werden. Jedes Unternehmen hat andere Ansprüche, die erfüllt werden müssen. Kollaborationstools, die sich auf einen spezifischen Bereich fokussieren und in diesem weit über die grundlegenden Basisfeatures von M365 hinausgehen sind somit die Lösung. Diese spezifischen Anwendungsprogramme werden Insellösungen genannt. Vor allem für bestimmte Organisationsformen wie z. B. Agenturen, Vereine, Schulen und Stiftungen bieten sich diese an. 

Durch die Ausarbeitung der nötigen Anforderungen und den entsprechenden Einsatz passender Insellösung wird Effizienz bewahrt. Unter anderem kommt es zu einem langfristig kleineren IT-Aufwand.  Nutzern wird ein erleichterter Einstieg in den digitalen Arbeitsplatz präsentiert. Da das Unternehmen für die konkreten Aufgaben der Nutzer passgenaue Anwendungsprogramme bereitstellt. Somit wird Zeit in der Einarbeitung gespart und die Nutzer müssen sich nicht durch Unmengen an Programmen, innerhalb eines Programmpacktes wie M365, durchforsten. 

Für ehrenamtliche Gruppen bieten sich flexible Alternativen besonders an. Hier kommt es vor allem auf einen nutzerfreundlichen Workspace an der die Brücke zwischen Technikaffinität und Bedienungsfreundlichkeit bildet. Die Kosten und Nutzen müssen hierbei genaustens ausgelegt werden: Wie viel kostet die IT-Verwaltung und die Lizenzen? Braucht es Server, oder ist alles Cloudbasiert? Wie viel Produktivität können die neuen Anwendungsprogramme garantieren?

Digitale Souveränität für Organisationen 

Viele Organisationen schrecken aufgrund von Bedenken bezüglich der digitalen Souveränität und Abhängigkeit von proprietären Anbietern ab. In diesem Fall sind offene Anwendungen, die eine flexible Datenmigration auf andere Anwendungen ermöglichen, ein Mittel der digitalen Souveränität. Open-Source-Lösungen können ein Baustein der digitalen Souveränität sein, sofern die Organisationen die Ressourcen haben, den Sourcecode weiterzuentwickeln. Das Prinzip your data, your terms bietet Organisationen Sicherheit in der neuen Arbeitsform des Digital Workplace. Für Behörden spielt digitale Souveränität eine besonders große Rolle. Nicht nur wegen des Umganges mit sensiblen Daten, sondern auch durch die Forderungen der Politik nach dem selbst bestimmten Einsatz von IT.    

Den richtigen Deckel finden    

Ob nun der Allrounder M365 oder die agile Insellösung als Transformationsweg – Es darf keine vorschnelle Entscheidung getroffen werden. Datenschutzfolgeabschätzung und IT-Sicherheitskonzepte müssen in allen Fällen erstellt werden. 

Denn digitale Transformation schreitet in Behörden, Unternehmen, im Bildungsberiech und bei Endnutzern in Deutschland voran. Die Bedenken vor so einem großen Wandel im Arbeitsbereich sind begreifbar.  Der Arbeitsaufwand kann groß sein, die Effektivität nicht sofort gegeben. Eine richtige Insellösung und Umsetzung in der Digitalisierung Ihres Arbeitsplatzes bietet neue Arbeitsweisen, komfortablere Arbeitsverhältnisse und neue Möglichkeiten. All seine Hoffnungen in M365 als Lösung zu stecken ist also leichtsinnig.