Warum sind Workplace-Projekte so komplex?
Anyone who fails to plan, is planning to fail: In der Welt der IT-Projekte scheitern immer wieder Workplace-Projekte. Das liegt daran, dass die Komplexität dieser Vorhaben unterschätzt wird. Aber warum sind Digital Workplace-Projekte schwerer zu realisieren als andere IT-Einführungsprojekte – und was kann für den Projekterfolg getan werden?
Eine Studie aus 2022 ergab, dass 17 % aller großen IT-Projekte derart schlecht laufen, dass sie sogar die Existenz von Unternehmen bedrohen. Tatsächlich überschreiten zwei von drei umfangreichen IT-Projekten das ursprüngliche Budget um ein Vielfaches. Dazu verfehlen sie den Zeitplan und bleiben deutlich hinter den gesteckten Projektzielen zurück. Insbesondere bei Projekten im Bereich Digital Workplace fällt auf, dass deren Komplexität oft unterschätzt wird. Welche Faktoren müssen also für eine erfolgreiche Umsetzung betrachtet werden?
These
Die Essenz eines Workplace-Projekts liegt in der Synchronisation zwischen Stakeholdern. Stakeholder gibt es zwar in jedem IT-Einführungsprojekt, aber beim Thema Workplace gibt es eine große Zahl unterschiedlicher Interessensgruppen, da in der Regel alle Bereiche des Unternehmens mit dem Digital Workplace arbeiten und somit betroffen sind. Die Komplexität des Workplace-Projekts steigt auch mit den hohen Anforderungen an die Informationssicherheit und den Datenschutz. Eine weitere Komplexität addiert sich durch die vielen Applikationen und ggf. deren Schnittstellen, die gemanagt werden müssen. Zuletzt muss beachtet werden das der Workplace nicht nur digital stattfindet. Sofern ein Unternehmen mehrere Standorte hat, muss auch die dort bereitgestellte Arbeitsumgebung aufeinander abgestimmt sein.
Umso schwieriger ist es, alle Interessen und Anforderungen im Blick zu behalten. Die Komplexität der Aufgaben der Projektleitung erhöht sich exponentiell mit der Anzahl der vom Projekt betroffenen Bereiche. Welche Strategien und Maßnahmen sind also für die Projektleitung in einem Workplace-Projekt zu empfehlen, um der hohen Komplexität und unterschiedlichen Arbeitsweisen im Unternehmen gerecht zu werden?
Das Workplace Umfeld
Maßgeblich gibt es mehrere Faktoren, die das Scheitern eines Workplace-Projekts begünstigen können. Wenn im Projekt keine genauen Rahmenbedingungen herrschen, ist es generell zum Scheitern verurteilt. Egal welches IT-Projekt realisiert werden soll: Es sollte immer eine feste Niederschrift geben, die festlegt welche Ziele im Projekt erreicht werden sollen und vor welchen Hintergründen. Die Festlegung der genauen Anforderungen und Funktionalitäten des neuen Workplace muss gegeben sein, bevor es in die Umsetzung geht. Dann heißt es nicht mitten in der Umsetzungsphase: Back to the drawing board. Zu den schriftlich festgelegten Rahmenbedingungen gehört auch eine klare Rollenverteilung innerhalb des Projekts. Durch diese wird klar, wer welche Teile des Projekts verantwortet, beeinflusst und wo es (direkte) Abhängigkeiten im Workplace-Projekt gibt.
Mit der Festlegung der konkreten Ziele des Workplace-Projekts ist der Grundbaustein gelegt. Wenn über den Projektverlauf hinweg keine kontinuierliche Kommunikation stattfindet, wird sich darauf keine erfolgreiche Umsetzungsphase aufbauen lassen. Die eben erwähnte Einbindung aller Parteien sollte dazu genutzt werden, einen aktiven Austausch über Anforderungen, Abhängigkeiten, den Projektumfang und die aktuellen Entwicklungen am Laufen zu halten. Indem alle Parteien einbezogen werden und kurze Feedback-Zyklen genutzt werden lässt sich garantieren, dass die vielen Interdependenzen und Abhängigkeiten offengelegt werden. Dadurch arbeiten alle Beteiligten synchronisierter und stellen sich im Workflow nicht gegenseitig Schranken vor die Umsetzung.
Eine erfolgreiche Kommunikation zwischen Projektsponsoren, Kunden, Endnutzern und IT stärkt die Erfolgschance eines Workplace-Projekts – auch nach dessen Abschluss. Und was kann die Organisation tun, um die Projektleitung zu unterstützen?
Die Organisation
Idealerweise stellt die Organisation der Projektleitung die kompletten Rahmenbedingungen bereit. In diesen sollte festgelegt sein,
- welche übergeordneten Ziele die Organisation verfolgt und wie sich das Workplaceprojekt in diese einfügt (Big Picture),
- was das zukünftig abgeschlossene Workplaceprojekt bewirken soll,
- welche Ergebnisse in welchem Zeithorizont erwartet werden.
Stehen diese Rahmenbedingungen fest ist es an der Projektleitung, den Erfolg des Workplace-Projekts zu garantieren.
Als Projektleitung den Überblick behalten
Die Projektleitung muss sich der Komplexität eines Workplace-Projekts bewusst und entsprechend ausgerüstet sein. Oft muss deutlich mehr geleistet werden als bei einer durchschnittlichen IT-Projektleitung. Vor allem im Umgang mit Endnutzern der Organisation und deren Beschwerden muss die Projektleitung Feingespür beweisen, um nicht in Ungnade zu fallen, da die Anforderungen an die Benutzerfreundlichkeit sehr hoch sind.
Deshalb sollte primär für jegliches Workplace-Projekt eine erfahrene Projektleitung eingesetzt werden. Diese sollte keinerlei inhaltliche Teilprojekte übernehmen, um den Fokus auf die zentrale Projektsteuerung sicherzustellten. Die Projektleitung kann auch durchaus aus mehreren Personen bestehen, die das Großprojekt gemeinsam leiten. Eine geteilte Leitung zeigt meist eine höhere Interdisziplinarität und somit eine bessere Problembewältigung im Projekt auf.
Fazit
Bei einem Workplace-Projekt gibt es ganz schön viel zu beachten! HiSolutions kennt die richtigen Mittel und Wege, um den Hürden durch die Potenzierung der Stakeholder entgegenzuwirken. Das Digital Workplace-Team weiß, wie ein Workplace-Projekt erfolgreich zwischen Zielen und Abhängigkeiten navigiert werden muss.
Mehr zum Thema Digital Workplace in unserer Success Story: Auswahl einer internen Kommunikationsplattform für die Evangelisch-Lutherische Kirche in Oldenburg